Gondolkodó

 
Esettanulmány1. 
 
(általában kisebb cégekre, induló vállalkozásokra jellemző, 
de nagyobb cégeknél is előfordulnak kisebb csoportok, brigádok akikre jellemző)
 
Tételezzük fel, hogy van egy kisebb létszámú szerelő csapatunk.
Ők nagy szakmai tapasztalattal rendelkeznek, a rájuk bízott feladatot nagy rutinnal megoldják.
A munka elvégzéséhez nem szükséges részletes instrukciókat adni nekik.
Amit adunk: egy összeállítási tervet, vagy elgondolást, alapanyagot, szerszámokat, segédeszközöket.
Előnyök: 
  • - nincs szükség a betanításukra
  • - önállóan végzik a munkájukat
  • - nem kell irányítani őket
  • - nem kell részletes utasítást kidolgozni
Hátrányok:
  • - nagymértékben rájuk vagyunk utalva
  • - nagyon meg kell fizetni ezeket az embereket, 
  • - kapacitásuk korlátozott, terhelhetőségük rugalmatlan
  • - a határidőket nehéz betartani
  • - nagyon nehéz őket pótolni, szabadság, betegség, felmondás
  • - motiválatlanok (ha nincs kedvük, nem dolgoznak)
  • - egy elégedetlen visszatarthatja a többi lelkesedését
  • - nehezen bővíthető a kapacitás (nem nagyon fogadnak be „idegent”)
  • - visszaélhetnek a kompetenciájukkal
  • - sok időt töltenek a munka előkészületeivel (amíg kitalálják, hogyan is fogjanak hozzá)
  • - az általuk kitalált munkafolyamat nem mindig a leg hatékonyabb (költség és idő szempontjából)
  • - nagy a hibázás lehetősége, mert sok esetben csak a munka végén derül ki, ha elrontottak valamit
 
Amikor felismertük, hogy ez így már nem elég, szeretnénk változtatni, kézben tartani a dolgokat, különböző lépéseket kell tenni. 
 
Mit szeretnénk?
  • - a munkavégzés jól áttekinthető, számítható, mérhető legyen
  • - előkészületi idők csökkentése, 
  • - hatékony munkavégzés, munkaidő maximális kihasználása
  • - határidőket tudjuk tartani
  • - költségek kézbentartása (kiadások, bérek)
  • - minőségi problémák minimalizálása
  • - kapacitás jól bővíthető legyen
  • - megszüntetni az egy embertől való függőséget
  • - elégedett munkavállalók (jobban teljesítenek)
Mit kell tennünk?
 
(Egy kisebb vállalkozás esetében)
Kell egy olyan szakmai felelős, aki 
 
  • - előre átgondolja a feladatot
  • - meghatározza a munkafolyamatot, sorrendet állít fel a lépéseket illetően
  • - terveket készít, rajzdokumentumokat
  • - írásos utasítás
  • - alapanyagot biztosít
  • - szállítást szervez
  • - munkaköri leírást készít
Feladata: mielőtt elkezdődne a munka, 
  • - átgondolja, megtervezi a lépéseket, 
  • - terveket, ütemtervet, leírást készít
  • - biztosítja az alapanyagot, segédeszközöket
 
Ezeket az információkat átadja a megvalósítással megbízott szakembereknek, így azonnal el tudják kezdeni a munkát. 
Ha betartják az utasításokat, műveleti sorrendet, nagy valószínűséggel rövidebb idő alatt végeznek és a hibalehetőség is jelentősen csökken.
Példa:
Tegyük fel, hogy az első verziónál egy brigád hétfőn kivonul a helyszínre munkát végezni.
Azzal kezdik, hogy összeírják, hogy mi kell a munka elvégzéséhez. Elmennek anyagért. 
 
Elkezdik a munkát, rájönnek, hogy nem jó az anyag, vagy más is kell. Futnak még egy kört. Most már tényleg elkezdik a munkát, de már vége a napnak, „majd holnap folytatjuk”.
Másnap elkezdenek dolgozni, eltelt a délelőtt, mire rájönnek, hogy nem megfelelő sorrendben fogtak hozzá. És egy betonkeverő is jó lenne. Közben megint eltelt egy nap, „majd holnap folytatjuk”.
Ebből jól látszik, hogy eltelt két nap, úgy hogy nem csináltak semmit. Szerdán már dolgoznak és péntekre be is fejezik a munkát. Ekkor derül ki, hogy nem jó az egész, újra kell csinálni az egészet!
 
„Főnök! Kész vagyunk!….. kijavítsuk?”
 
Ismerős a helyzet?
 
Ekkor kell a második verzió: hétfőn nem megy ki a brigád, hanem a megbízott a fentebb leírt módon megtervezi a munkát. Szerdán kezdődik a tényleges munkavégzés, péntekre kész! És még a minősége is jó!
Tulajdonképpen a munka akkor is egy hétig tart, csak hatékonyabb a feladat végrehajtása.
 
Nagyobb cégnél is ugyan ez a helyzet, csak ott már nem egy felelős végzi a gondolkodást, hanem egy külön részleg, ahol vannak tervezők, rajzolók, technológusok, programozók, raktárosok. 
Ezek összehangolt munkájából keletkezik a műszaki dokumentáció, ütemterv, amit átadnak a gyártásnak, és elindulhat a gyártás. 
Ennek a csoportnak az összetételét és mennyiségét a gyártmány jellege és paraméterei határozzák meg.
A folyamatnak azzal kell kezdődnie, hogy munkaköri leírásokat kell készíteni.
A munkakörök összefüggéseit, kapcsolódási pontokat meg kell határozni. Ki miért felelős, ki ellenőrzi a munkát, és ami általában el szokott maradni, hogy ki helyettesíti.
Persze mint minden, ez sem fog magától működni! Kell valaki, aki felügyeli a folyamatot, aki nem végrehajt, manem mozgásban tartja a dolgokat.
Ezt folyamatosan „gondozni” kell.
 
Munkaköri leírásokat kell készíteni. 
Ez egyszerűnek hangzik, de nagy szakértelmet és tapasztalatot igényel, nagyon jól át kell látnia a folyamatokat. 
Erre nincs recept, minden munkafolyamat más és más. 
Időben el kell kezdeni gondolkozni a bővítésen, nem akkor kell kapkodni, amikor már felütötte a fejét a sok munka, határidő. 
Kell egy jól megtervezett, jól terhelhető, bővíthető csapat. Az a fontos, hogy a sarok pontok jók legyenek, mert arra lehet építeni. 
Pl. ha van egy anyagbeszerző, és már nem tud mindent elintézni, akkor fel kell venni mellé valakit, aki az adminisztrációban segít. Később lehet belőle anyagbeszerző, akkor már ketten vannak.
……. folyt.