VIR bevezetése
Pár gondolatot a vállalatirányítás bevezetésével kapcsolatosan.
Nagyon sokat lehet ezekről olvasni, összesűrítettem pár sorba a leg lényegesebbeket.
A vállalatirányításnak szoftver nélkül is jól kell működnie!
Ha azért vásároltunk szoftvert, mert a folyamatok nem működnek, akkor újra elő kell venni a szervezeti felépítést, folyamatokat, utastásokat, munkaköröket stb.
A munkakörök alatt nem személyeket kell érteni, hanem feladatokat, leírásokat és az elvégzéséhez szükséges kompetenciákat.
Ha ez megvan, a munkakörhöz kell rendelni személyeket.
Ehhez a felső vezetés aktív részvétele szükséges. Ők rendelkeznek legtöbb információval, vitás kérdésekben döntenek, rajtuk múlik a vállalat működésének hatékonysága.
Ezért az ERP bevezetésében kulcsfontosságú a részvételük és hozzáállásuk.
(ERP (Enterprise Resource Planning) = Vállalati erőforrás tervezés)
Ebből nem maradhatnak ki! Mondván: „vettünk nektek egy szoftvert, használjátok!”
A munkakörök folyamatokhoz kapcsolódnak, ezekhez a feladatokhoz, folyamatokhoz kell kapcsolni a szoftvert.
Nem pedig fordítva, hogy a „megvásárolt szoftver” moduljait próbáljuk követgetni.
A bevezetés lépései:
- nevezzünk ki cégen belül projektvezetőt, és bízzunk meg egy külső tanácsadót
(mi jól ismerjük a saját cégünket, ő pedig ismeri a rendszer bevezetés lépéseit, buktatóit)
- határozzunk meg egy projekt ütemtervet (különben a végtelenségig elhúzódhat a bevezetés)
- fel kell térképezni a vállalat teljes működését, fel kell állítani a teljes folyamatot
- határozzuk meg, hogy milyen adatok feltöltésére van szükség ahhoz, hogy utána a megfelelő adatokat, információkat kapjuk vissza
- a vállalat folyamatait össze kell kapcsolni a szoftverrel, ekkor még a szoftver könnyen alakítható, figyelemmel kell lenni, arra, hogy ne csak a jelen működésre gondoljunk, hanem a jövőt tekintve is. (későbbi folyamatok bevezetésének a lehetősége, pl. egyéb üzletágak bevezetése)
- ki kell választani a „bevezető” csapatot, akik a lényegesebb modulok beindításában kulcsszerepet játszanak majd
- ki kell választani a munkaállomásokat, ahova fel lesznek telepítve a modulok, ki lesznek választva a jogosultságok. (ehhez elsődlegesen meg kell vizsgálni a hardverek alkalmasságát, szervert, hálózatot)
- elindított rendszert folyamatosan támogatni kell, ellenőrzésekkel, oktatásokkal, esetleges módosításokkal
Elindítás előtt tesztüzemet kell végrehajtani.
Tesztüzem után össze kell gyűjteni minden információt a felmerült problémákról, észrevételekről!
Ha valakinek még mindig nem világos valami, addig nem szabad továbblépni,
amíg nem tisztázunk mindent, illetve nem egybehangzó az egyetértés mindenki részéről.
A döntésről készüljön pontos írásos feljegyzés, amit minden érintettnek szóban is meg kell erősítenie!
„Nem az a kérdés, hogy akarja-e a vállat irányítási rendszert, hanem az, hogy vele, vagy ő nélkül valósul-e meg.”
A projektvezető kiválasztása
Kulcsfontosságú a személye, legyen jártas a cég tevékenységeiben, folyamataiban.
Legyen elkötelezett a cég iránt, fel tudja vállalni a feladatot.
A cégvezetés fogadja el a tényt, miszerint utasításokat adhat a feletteseinek is!
Legyen a munkájában és a magánéletben is példamutató ne adjon támadási lehetőséget munkatársai felől.
Lehetőleg tehermentesítsük az eddig megbízott feladatai alól, így biztosítható, hogy teljes munkaerejét,
figyelmét a cél megvalósítására fordítsa, határidők betartásával.